Модуль аудита и статистики. Кому и зачем?

Аватар пользователя Левченко Андрей
Левченко Андрей

Обладая большим опытом разработки и внедрения автоматизированных информационных систем обеспечения градостроительной деятельности (далее — АИСОГД), систем управления развитием территорий, геоинформационных систем, интерактивных веб-карт и других систем в сфере градостроительства и земельных отношений, находящихся в эксплуатации органов архитектуры и градостроительства по всей стране, мы часто сталкиваемся с вопросами: «Работает ли система? Кто, когда и сколько разместил данных? Как часто обращаются пользователи к нашему ресурсу? В какие сроки предоставляются услуги? Правильно ли эксплуатируется система?». На первый взгляд, странные вопросы. Как разработчик может не знать, эксплуатируется система или нет? Но под вопросами эксплуатации мы имеем в виду не только «активность» пользователей, большее значение имеет качество ведения данных и полнота их заполнения.

Задача, которую ставили в этой статье — не просто дать вам ответы на вопросы, для чего нужно проводить аудит и какие статистические показатели важнее. Мы поговорим только об основных возможностях визуализированного представлениях данных, реализованных с помощью модуля аудита и статистики. Конечно, уже подготовлен стандартный набор метрик, проверок, статистических показателей, но важной задачей будет не дать полностью готовое решение, а подтолкнуть и заинтересовать. Понять для себя, что хочется контролировать, проверять. У каждого руководителя есть свои идеи и подходы к оценке деятельности сотрудников, понимание, какая форма удобнее и нагляднее в той или иной ситуации.

На сегодняшний день одной из важных задач анализа данных является правильное и наглядное представление данных. Мы стремимся превратить набор полей и связей в интересные и информативные материалы, предоставить детальный отчет по взаимодействию пользователей с АИСОГД. Более того, объем данных увеличивается с каждым годом, поэтому, наряду с получением статистических отчетов, нам необходимо правильно обработать и структурировать результаты отчетов. Учитывать показатели предыдущих периодов крайне сложно без использования визуальных компонентов.

Для работы с большими объемами данных и визуализации аудита наполненности базы данных (далее  БД), контроля правильности заполнения данных был разработан модуль аудита и статистики, позволяющий отслеживать и анализировать деятельность пользователей АИСОГД.

Главное окно состоит из следующих элементов:

Главное окно – Сервис аудита и статистики

[1] – панель инструментов; [2] – панель запросов отображает перечень доступных запросов; [3] – панель схем отображает перечень разработанных визуализаций доступных для запроса; [4] – панель представления результатов запроса: таблица, сводная таблица, график и т.д..

С технической точки зрения запросы представляют собой SQL-запрос, обращающийся к необходимым наборам данных в БД. После обращения к ним, пользователь имеет возможность выбрать схему отображения массива данных, полученных в запросе. Данные в представлениях обновляются динамически, то есть каждый раз при выполнении запроса, что позволяет всегда видеть только актуальные статистические данные.

Не вдаваясь в дебри разработки и функциональные возможности, давайте сразу посмотрим, что мы можем получить, обработав массив данных в БД АИСОГД.

Двухуровневый анализ (Региональные ИСОГД)

Как быстро и наглядно осуществить контроль за градостроительной деятельностью муниципальных образований на уровне региона в части:

  • ведения ИСОГД;
  • разработки, согласования и утверждения градостроительной документации;
  • предоставления муниципальных услуг в сфере строительства.

Просто и наглядно! Пользователь может оценить общее количество документов, в том числе документов ИСОГД и наличие связанных с документами файлов.

Оценка общего количества документов

Далее рассмотрим более детальные представления того, что можно визуализировать и проконтролировать.

Объемы работ — для руководителей

Поскольку точкой отчета для муниципальной услуги является входящее письмо, первое, что может заинтересовать, это соотношение входящих писем и динамика их поступления.

Соотношение входящих писем и динамика их поступления

Диаграмма отражает соотношение входящих писем по типам, а график позволяет определить возможные закономерности в сезонности того или иного типа обращений. Интересная динамика, в нашем случае для одного отдела, занимающегося регистрацией входящей корреспонденции. На первый взгляд все просто и понятно, но как сложно оценить при большом объеме писем (порядка 15 000), за какими услугами обращаются граждане и в какое время года (временная детализация возможна по годам, кварталам, месяцам, неделям, часам и даже минутам). Оценим деятельность всех отделов в заданном промежутке. При этом промежуток можно в любой момент времени изменить и получить совершенно иную картину. Деятельность же заключается в размещении сведений в АИСОГД, что наглядно отражает график.

Оценка деятельности всех отделов в заданном промежутке

И это только один из вариантов. В данной форме можем посмотреть динамику по любой муниципальной услуге. Оценить, в каких количествах она предоставляется на длительном промежутке времени, определить сезонность обращений.

Контроль сотрудников — для руководителей отделов

Можем пойти дальше, оценивать не отделы и муниципальные услуги, а рассмотреть в отдельности работу каждого сотрудника в системе. И не просто оценить, но и сравнить его условную производительность в системе с другими сотрудниками.

Оценка работы каждого сотрудника в системе

Также, нам ничего не мешает развивать аналитику трудозатрат добавлением нормы производительности как для отдела, так и для каждого сотрудника в частности. А в случаях использования Системы управления процессами открываются возможности учета времени, затраченного как на выполнение задачи, так и на предоставление услуги в целом, что позволит оценить время-затратные участки при предоставлении муниципальной услуги. А на нашем примере мы видим перечень процессов, который детализирован по задачам контролера в процессе предоставления муниципальной услуги. Выбрав задачу, мы получим информацию о сотруднике, на которого она назначена, ее уникальный номер и количество дней на исполнении. Из диаграммы видно, что задачи слишком долго находятся на исполнении и требуют внимания.

Учет времени, затраченного на выполнение задачи

Посмотрим сколько сотрудник выполнил, не выполнил, либо принял на исполнение задач.

Сколько сотрудник выполнил, не выполнил, либо принял на исполнение задач

Модуль аудита и статистики может отследить не только время, затраченное в рамках одной услуги, но и позволит оценить продолжительность всех процедур по любому объекту в системе, вплоть от обращения за утверждением схемы расположения земельного участка до получения разрешения на ввод. Для этого необходимо только одно — предоставлять весь перечень муниципальных услуг и исполнение муниципальных функций в АИСОГД с использованием системы управления процессов.

Контроль ведения данных — для сотрудников, руководителей

Оценить кто как работает конечно хорошо, но не стоит забывать о качестве данных, которые вносят сотрудники в БД АИСОГД. Крайне важно, чтобы данные были корректны и соответствовали законодательству. Проверить на полноту и корректность архив документов, который копился годами крайне сложно, для чего и были разработаны методики аудита данных в системе.

Для примера несколько простых проверок на часто допускаемые ошибки при работе с документами ИСОГД:

  • проверка разницы между датой регистрации и датой учета документа ИСОГД. Сначала представление кажется непонятным, но присмотритесь, выбраны документы ИСОГД с нарушением сроков. И что мы видим правее? В системе есть документы, у которых дата учета превышает дату регистрации более чем на допустимые 14 дней. В соответствии с п. 8 Положения об информационном обеспечении градостроительной деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2015 г. № 363 «Об информационном обеспечении градостроительной деятельности» сведения, подлежащие размещению в информационной системе обеспечения градостроительной деятельности и полученные в соответствии с частью 2 статьи 57 Градостроительного Кодекса РФ от органов государственной власти и органов местного самоуправления, регистрируются в книге учета сведений в день их поступления и в течение 14 дней с даты регистрации указанные сведения должны быть размещены в информационной системе.

Проверка разницы между датой регистрации и датой учета документа ИСОГД

  • проверка наличия связей всех документов ИСОГД раздела VIII «Застроенные и подлежащие застройке земельные участки» с соответствующими земельными участками.
  • проверки наличия регистрационного номера и даты документов ИСОГД. Что мы и видим на рисунке, имеются ошибки при ведении ИСОГД, с указанием перечня ошибочных документов.

Проверки наличия регистрационного номера и даты документов ИСОГД

  • проверка корректности ведения ИСОГД в части наличия связей всех документов ИСОГД с тремя типами книг ИСОГД.
  • проверка наличия связей всех документов ИСОГД со своими скан-образами.

Нагрузка, службы и процессы — для администраторов

Проведя подробную аналитику данных в АИСОГД, нельзя забывать, что любая информационная система — это не только программа на вашем рабочем месте. Как правило, за ней скрываются множество различных сервисов, служб, базы данных, серверные ресурсы. Все эти ресурсы необходимо контролировать. Благодаря этим составляющим и осуществляется бесперебойная работа системы. Для мониторинга работоспособности всех компонентов также имеется решение, которое призвано оперативно сообщать о неполадках, в том числе скрытых от глаз пользователя. Например, при работе интерактивной веб-карты важно знать количество подключений, для оценки нагрузки на серверные ресурсы и пропускной способности интернет канала. Что и представлено на графике.

Мониторинг всех компонентов

Вкладка «Мониторинг» модуля аудита и статистики позволяет отслеживать работу служб и процессов, необходимых для стабильной работы системы. Отслеживание представляет собой проверку статуса: в случае, если сервис или процесс прекратит свою работу по каким-либо причинам, об этом будет оповещены ответственные лица путем отправки сообщения на электронную почту с указанием существующей проблемы.

Работа служб и процессов, необходимых для стабильной работы системы

Дизайнер отчетов — для любопытных

При желании любопытный пользователь может сам построить или отредактировать любое представление, используя дизайнер аналитических отчетов. Дизайнер аналитических отчетов позволяет отображать данные в виде сводных таблиц, таблиц, графиков, диаграмм, индикаторов, карточек, фильтров диапазона, надписи. В свою очередь, все виды имеют дополнительные настройки по отображению в различной форме, настройки фильтрации, зависимости и т.д. Дизайнер аналитических отчетов содержит все необходимое для анализа данных и красивой подачи этих данных. При этом все просто и наглядно. Добавляем вид представления, из раздела данных выбираем, что необходимо подсчитать и по какому параметру распределить. Получаем наглядную визуализацию, добавляем следующую представление, и оно автоматически зависит от значений, выбранных в первом случае. Инструмент действительно для любопытных, в котором не нужны ни какие специальные знания и умения для формирования аналитических отчетов.

Дизайнер аналитических отчетов

В итоге, мы получили универсальный инструмент, который позволяет отслеживать аппаратно-техническое обеспечение системы на предмет доступности по сети, объем оставшегося дискового пространства, резервного копирования базы, а также обладает обширными возможностями по контролю за правильностью ведения данных, контролю сроков выполнения муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций. Обращаем ваше внимание, что в статье приведены лишь демонстрационные примеры отчетов, на практике их гораздо больше. Как правило, с опытом и пониманием возможностей модуля пользователями системы интерес проанализировать «всё» будет только расти, что позволит и нам развиваться в этом направлении. Гибкость модуля позволяет предоставить разнообразные виды анализа данных в кратчайшие сроки.  

P.S. Спасибо, что дочитали до конца. Надеюсь, я смог пробудить в вас больше вопросов, чем дал на них ответов. Это значит, что вы заинтересовались и своими идеями поспособствуете развитию данного решения.

Комментарии

Отправить комментарий

Содержимое этого поля является приватным и не будет отображаться публично.
АНТИСПАМ
Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.
X
Вы можете войти с зарегистрированным именем пользователя или вашим e-mail адресом.
Пароль чувствителен к регистру.
Загрузка